Tulkkauspalveluissa käsitellään usein luottamuksellisia, henkilökohtaisia tai muuten arkaluonteisia tietoja. Siksi tietoturva, salassapito ja huolellinen tiedonkäsittely ovat olennainen osa Kielikoulu Nuevo Mundon tulkkauspalveluja.

Tavoitteemme on, että jokainen tulkkaustoimeksianto hoidetaan ammattimaisesti, puolueettomasti ja luottamuksellisesti. Tämä koskee sekä itse tulkkaustilannetta että toimeksiannon järjestämiseen, vahvistamiseen, laskutukseen ja mahdolliseen seurantaan liittyviä tietoja.

Luottamuksellisuus tulkkaustilanteissa

Tulkkaustilanteissa tulkki voi saada tietoonsa asiakkaiden henkilötietoja, terveystietoja, oikeudellisia asioita, viranomaisasiointiin liittyviä tietoja tai yritysten sisäisiä tietoja. Näitä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain siinä laajuudessa kuin toimeksiannon toteuttaminen edellyttää.

Tulkin tehtävä on välittää osapuolten viestit mahdollisimman tarkasti ja puolueettomasti. Tulkki ei käytä toimeksiannossa saatuja tietoja omiin tarkoituksiinsa eikä luovuta niitä ulkopuolisille.

Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus

Tulkkimme ovat vaitiolo- ja salassapitovelvollisia. Salassapito koskee sekä tulkkaustilanteessa kuultuja asioita että toimeksiannon valmistelun yhteydessä saatuja tietoja.

Salassapitovelvollisuus on erityisen tärkeää esimerkiksi viranomaisasioinnissa, oikeustulkkauksessa, terveydenhuollossa, sosiaalialan tilanteissa, maahanmuuttoasioissa sekä yritysten luottamuksellisissa neuvotteluissa.

Tietojen käsittely tulkkaustoimeksiannoissa

Tulkkaustoimeksiannon järjestämistä varten tarvitsemme yleensä vain ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun toteuttamiseksi. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi tilaajan yhteystiedot, tulkkauksen ajankohta, kielipari, tulkkausmuoto, tulkkauspaikka tai etäyhteyden tiedot sekä toimeksiannon aihe.

Joissakin toimeksiannoissa voidaan tarvita myös taustatietoa tai valmistautumismateriaalia, jotta tulkki pystyy valmistautumaan terminologiaan ja tilanteen sisältöön. Tällaisia aineistoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain toimeksiannon kannalta tarpeellisessa laajuudessa.

Tietoturvalliset toimintatavat

Huolehdimme siitä, että tulkkaustoimeksiantoihin liittyviä tietoja käsitellään hallitusti ja asianmukaisesti. Tietojen käsittelyssä kiinnitetään huomiota käyttöoikeuksiin, turvallisiin yhteyksiin, luottamukselliseen viestintään ja siihen, että tiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka tarvitsevat niitä toimeksiannon toteuttamiseksi.

Digitaalisten järjestelmien ja viestintäkanavien käytössä noudatamme huolellisuutta. Toimeksiantoihin liittyviä tietoja ei käsitellä tarpeettomasti, eikä niitä säilytetä pidempään kuin käyttötarkoitus ja sovellettavat velvoitteet edellyttävät.

Etätulkkaus ja tietoturva

Puhelin- ja videotulkkauksessa tietoturvaan kiinnitetään erityistä huomiota. Tulkki työskentelee rauhallisessa ympäristössä, jossa ulkopuoliset eivät pääse kuulemaan tulkkausta. Myös tilaajan on hyvä varmistaa, että tulkkaustilanteeseen osallistuvat henkilöt ovat asianmukaisessa ja rauhallisessa tilassa.

Etätulkkausta varten käytettävän yhteyden tulee soveltua luottamukselliseen asiointiin. Jos käsiteltävä asia on erityisen arkaluonteinen, autamme arvioimaan, sopiiko tilanteeseen parhaiten puhelintulkkaus, videotulkkaus vai lähitulkkaus.

Tilaajan vastuu tietojen toimittamisessa

Tilaajan kannattaa toimittaa tulkkausta varten vain sellaiset tiedot, jotka ovat toimeksiannon kannalta tarpeellisia. Jos lähetätte valmistautumismateriaalia, suosittelemme poistamaan siitä tarpeettomat henkilötiedot ja muut ylimääräiset tiedot aina kun se on mahdollista.

Jos toimeksianto liittyy oikeudelliseen, lääketieteelliseen, sosiaalialan tai muuhun erityisen arkaluonteiseen asiaan, siitä on hyvä kertoa tilauksen yhteydessä. Näin voimme valita tilanteeseen sopivan tulkin ja kiinnittää erityistä huomiota toimeksiannon järjestämiseen.

Henkilötiedot ja tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyä koskevat tarkemmat tiedot kuuluvat ajantasaiseen tietosuojaselosteeseen. Tulkkauspalvelujen yhteydessä henkilötietoja käsitellään palvelun tilaamiseen, toteuttamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen, laskutukseen ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen liittyvissä tarkoituksissa.

Mikäli tarvitsette lisätietoa henkilötietojen käsittelystä tai tulkkaustoimeksiantoon liittyvistä tietoturvakäytännöistä, voitte ottaa meihin yhteyttä ennen toimeksiannon tilaamista.

Luotettava tulkkaus edellyttää luottamusta

Tulkkaus onnistuu parhaiten, kun kaikki osapuolet voivat luottaa siihen, että viestintä on puolueetonta ja luottamuksellista. Siksi salassapito, tietoturva ja ammattimainen työskentely ovat keskeisiä periaatteita kaikissa tulkkauspalveluissamme.